從詢盤到訂單，看似只有一步之遙，實則背后有一大堆細節(jié)需要你注意。下面就從回復(fù)時間、格式、報價等方面來說說外貿(mào)詢盤回復(fù)技巧。

一、詢盤回復(fù)時間

大家通常回復(fù)詢盤的時間是：

A. 12小時內(nèi)回復(fù)

B. 24小時內(nèi)回復(fù)

C. 48小時內(nèi)回復(fù)

D. 2小時內(nèi)回復(fù)

在以上的所有選項中，無疑D項是相對來說最好的，但這需要業(yè)務(wù)非常熟練，對產(chǎn)品價格及貿(mào)易細節(jié)都非常熟悉才能達到，否則搶了時間可能影響了自己的專業(yè)度，效果不一定最好。但咱們業(yè)務(wù)員中很多一部分還達不到這個水平，所以建議在業(yè)務(wù)熟練之前，先量力而行，避免因為搶時間反而暴露的自己劣勢。第一次回復(fù)的買家印象非常重要，所以要留意。

然后我們再說其次，最好是24小時內(nèi)，根據(jù)對方上班時間回復(fù)。超過了這個時間段，會被買家認為專業(yè)度不夠，效率低，吃印象分的虧。

如果是比較復(fù)雜的產(chǎn)品，中間需要其他部門配合的話，也要控制在48小時內(nèi)。

因此，以上的幾個時間點，相對來說，都是越早越好。但注意3個細節(jié)：1. 不能影響專業(yè)度;2.注意對方上班時間;3.盡量不要超過48小時。

幾種回復(fù)方式的原因

首先，馬上回復(fù)對方，是這個時間對方可能還在線上，特別是那些剛上班就發(fā)詢盤的，會為自己爭取好很好的先機。

如果時差很大，黑白顛倒。不想這么折騰的話，就是第二種，24小時內(nèi)回復(fù)，同時，在接近對方上班時間的半小時之前。可以好好利用定時發(fā)送的功能，大多數(shù)郵箱都有這個功能的，定時的時候看好時區(qū)。這是因為，多數(shù)郵箱的規(guī)則，包括郵件客戶端的規(guī)則，郵件是先收時間早的，晚收時間晚的，一般來說，上班時間半小時前發(fā)的郵件會出現(xiàn)在客戶郵箱的第一屏，不用翻頁就能看見，這就是抓這個時間點的原因。

最后，48小時內(nèi)回復(fù)，這是一個有效率的供應(yīng)商應(yīng)該具備的素質(zhì)，是大多數(shù)采購商可以接受的最晚期限。

二、主題

一封回復(fù)的郵件，從主題到內(nèi)容，就這么一小塊空間，所以把每個細節(jié)做到極致，就顯得非常重要，我們今天要講的，就是這些事情。

翻翻你郵箱就發(fā)現(xiàn)，你經(jīng)常會收到大批主題非常相似的郵件，特別是阿里巴巴的平臺上面來的詢盤。

標題分為回復(fù)報價和寫開發(fā)信兩種情況。

寫開發(fā)信把客戶最可能關(guān)注的信息放到標題中即可，切忌廣告味道太濃，會讓買家以為是普通的推銷郵件。例如，查看過客戶資料，客戶是主營木工類工具的，那么在開發(fā)信的主題中，不妨直接說通過XX認證的木工工具供應(yīng)商等。開發(fā)信屬于廣告的一種，但我們要做有價值的廣告。有針對性的，讓客戶看了不反感的，你說大讓利呀大促銷呀，而沒有具體產(chǎn)品信息，可能效果就不好。也可以直接寫上價格區(qū)間等內(nèi)容，這些都是買家最關(guān)注的。因此，建議在開發(fā)信標題中采用的元素有：產(chǎn)品名稱，價格，認證，企業(yè)認證，創(chuàng)新產(chǎn)品特點等這幾項，不必都包括，有兩到三項即可。

做為行業(yè)采購商，他們是最關(guān)注市場行情的，如果你主動提供對他們有利的信息，他們是求之不得，所以他們拒絕的不是開發(fā)信，是發(fā)郵件的方式。例如，中國供應(yīng)商XX產(chǎn)品6月份最新報價，如果對方是負責(zé)采購的，那一定會有興趣看，即使沒單他也樂意看，這類的名稱，如果對方?jīng)]興趣只能說明發(fā)錯了人。

開發(fā)信前直接加上RE好不好?這個做法有可取之處，但也會有弊端。我見過一個案例，這樣的開發(fā)信發(fā)過去，買家回復(fù)說，你不誠實，我沒有聯(lián)系過你，像這樣就是反效果了。

另外，說合作過的大買家是不錯的方法。

再來說回復(fù)型的，有很多說法會說讓去掉RE，或直接修改原標題，避免與其他同行雷同，沒有特點，這里大家以后注意一下，并不全是這樣，有的詢盤標題是客戶自己寫的，比較具體，例如有產(chǎn)品名稱或特殊要求等，這樣的保留原標題內(nèi)容比較好，而有的可能是網(wǎng)站加的，或者客戶寫得比較大概，那就最好改一下了，讓郵件的主題更具體，例如reply to inquiry about XX price。寫標題不必一定符合語法，用最簡單的結(jié)構(gòu)說明最核心的內(nèi)容就好了。長度最長建議是7-8個單詞。

專業(yè)的標題能讓買家對你首先建立認可。

寫價格是不錯的鉤子之一。會有同學(xué)有疑問，如果我標題中寫價格，那價格沒優(yōu)勢是不是反而會吃虧?價格大多數(shù)時候都不是決定客戶意向的理由，但價格往往能吸引客戶閱讀。寫價格是一種策略，但沒必要一定寫便宜的價格，寫產(chǎn)品合適的價格就可以。

另外還有特色類的，例如“憤怒的小鳥”圖案T恤，這樣就把賣點亮化了。

如果是歐美的客戶，那認證是很精準的標識，但如果是中東，非洲這樣的市場，那價格可能更好一點。

不過，咱們開課時候就強調(diào)過，法無定法，沒有什么方法一定行，也沒有什么方法一定不行，只是一個相對的概念，如何做到更好一點。

所以，總的幾個原則：1.避免與同行主題雷同;2.避免讓客戶不明所以;3.突出主題，體現(xiàn)個性;4.注意語氣，避免讓客戶反感。

三、格式

格式包括內(nèi)容格式和排版格式。

內(nèi)容格式是指你寫信前心里要有框架，這封郵件我最重要的是跟客戶溝通什么，其次是什么，各自的篇幅占多少。我見過有的回復(fù)開頭先來兩大段公司介紹，這樣就是反例。

一般來講，內(nèi)容上，先給答案，再做引導(dǎo)和提問，如果需要公司介紹，控制在三句話內(nèi)。第一次回復(fù)，除了回答客戶問題外，引導(dǎo)話題和問題最好不要超過五個，先提煉最中心的，容易引出客戶意向的。

在內(nèi)容框架上，有很多都是看一遍客戶的詢盤馬上就回，一，沒做分析，咱們之前的課程講的內(nèi)容，二，沒安排郵件構(gòu)架，主次不分，表述不明。

大家以后避免看一遍詢盤就回，除非你非常熟練了，我的建議是再簡單的詢盤，看三遍再回。回復(fù)詢盤前，一定要找出，或者確定至少一個核心內(nèi)容，再去撰寫郵件。就像咱們上次課中講的，如何從簡單詢盤中挖掘價值點。

以下幾點元素是習(xí)慣性考慮的內(nèi)容：稱呼，問候語，正文，結(jié)束語，簽名。

在正文一項，特別注意客戶有在詢盤里提出問題和需求的內(nèi)容，這些問題都要給出解答或回應(yīng)，回應(yīng)是指無法正面直接給出答案的。

第一次回復(fù)如果對方?jīng)]有主動提及了解公司資質(zhì)的意向，忌大量公司介紹信息。正確的做法是，用三句話介紹清楚公司的業(yè)務(wù)和優(yōu)勢。

再說排版格式，在字體選擇，顏色設(shè)置上，都要留個心眼。避免你的字體顏色太亮，或太淺，影響客戶體驗，如果是彩色的話，注意頻率，不可過高，盡量不超過三種，還要注意不同國家的顏色喜好，特別是民族特征比較明顯的。

方法并不是唯一的，但這節(jié)課最重要的是讓大家意識到回復(fù)詢盤的時候應(yīng)該考慮到哪些緯度。

四、報價

最后一部分，報價思路。

現(xiàn)在你們中的大多數(shù)目前的階段是把這個問題看得太簡單，你問我報，價格老板經(jīng)理算好了，填好回復(fù)OK了。所以這里提醒，把現(xiàn)在簡單的做法復(fù)雜化。

買家的身份目的都不一樣，通過我們之前課程的買家背景挖掘，意向分析等，我們可以嘗試去推測一個買家的喜好和特點，在這個基礎(chǔ)上再去推薦產(chǎn)品和報價，這才叫有針對性的。例如你想買個代步的自行車，我給你推薦3萬一輛的專業(yè)自行車，肯定行不通的。

是否拿到詢價就報呢?

報價與否取決于對客戶最終判斷。

如果在詢盤中，我們已經(jīng)了解到客戶是尋求合作意向的，那可以先引導(dǎo)為主，報價非必要內(nèi)容。詢價，不一定代表客戶現(xiàn)在的問題就是價格，或者他連想要什么東西都不清楚，拿到詢盤要先分析客戶的真實需求點在哪里，這點非常重要。讓你了解到產(chǎn)品選擇范圍后，你的問題就會更具體，也就更接近購買原真實意圖。

如果客戶有大概的方向，但還未明確具體產(chǎn)品，可以對系列做整體介紹，特別是關(guān)鍵的區(qū)別點，在價格，性能，產(chǎn)品參數(shù)等問題上，但做這些的時候你的目的要清楚，就是要挖客戶的需求點，幫助他篩選他想要的東西。可以給出推薦實例產(chǎn)品報價，不管你要不要，我先報一個賣的好的，或能代表我們公司產(chǎn)品的，在這個基礎(chǔ)上，買家更容易提出自己的具體想法。

總之是先幫客戶做篩選，確定他想要的大概產(chǎn)品模型，再來做報價。如果客戶詢價內(nèi)容專業(yè)具體，那較好的做法就是直接給出有競爭力的價格，正面，直接。

報價還需要考慮以下因素：買家國家地區(qū)，買家類型特點，對方市場特點，競爭熱度，產(chǎn)品獨有優(yōu)勢等。

另外還有些報高還是報低的細節(jié)，例如，買家規(guī)模大，訂單量大，這樣的買家低報價優(yōu)先考慮，而在詢盤中強調(diào)產(chǎn)品功能質(zhì)量細節(jié)的，還有自己產(chǎn)品是獨特優(yōu)勢，創(chuàng)新等，可以適當(dāng)高一點。

獨特優(yōu)勢一般是少部分商家有的，大部分商家這個方面都不突出。但更多的是要靠自己去發(fā)掘出來。因為有硬性的軟性的兩種，硬性的例如認證，專利，品牌等，軟性的例如交貨期，服務(wù)態(tài)度，售后服務(wù)體系等。例如小工廠，實力差，但是靈活，重視客戶的需求，能及時調(diào)整產(chǎn)品滿足客戶需求等。