在現在商業合作中，產品的質量或銷售不是你唯一應該注意的東西。你對合作伙伴詢盤的回應方式也對成功交易起著很大的作用。以下是我們將教你如何寫出最有效的詢盤回復郵件。

除了基本的格式外，在回復詢盤郵件時，有一些關鍵的注意事項你應該記住。

1. 準確理解詢盤內容

畢竟你在詢盤回復中寫些什么其實并不重要，最重要的是你能夠為客戶提供他們需要的信息。你必須給他們發送準確的信息。錯誤的、不充分的和無用的信息會徹底斷絕你與他們做生意的機會。

所以每當你收到一個詢盤時，一定要花點時間仔細閱讀。之后再以同樣仔細的態度去回復，了解他們想要什么，想要怎樣的，并將其發送給他們。

2. 盡快回復詢盤

你的客戶是不愿意一直等下去的。

你應該對客戶的詢問給予更高的優先權。如果可能的話，盡量在看完他們的郵件后馬上回復詢盤。你回復的越早，就表明你對他們的重視，他們對你的印象就越專業越好。

此外，這個動作還可以為你和客戶節省時間。你可以快速地完成一個待辦事項，而他們也不必等待太長時間!

3. 知道你要發送什么

在回復詢盤的時候，要確保你在第一時間知道里面有哪些信息。如果客戶詳細解釋了他們想要的東西，你的回復應該保證滿足他們的所有要求。

很多人傾向于將公司的宣傳冊附在郵件中，然后點擊 “發送”。這是非常粗心大意的，因為小冊子根本不可能包含所有的內容。這就是為什么檢查你所要發送的內容如此關鍵的原因。你不僅要知道宣傳冊上有哪些信息，還要知道哪些信息是上面沒有的。

如果宣傳冊上沒有提到你的客戶需要的數據，你可以在某個地方插入它。如果你沒有這個項目，那就老實點，告訴他們你以后再發。(在這種情況下你設定一個預期的期限，不要讓他們一直等待)。

4. 不要過度添加數據

你往往希望盡可能多的給客戶提供信息。這很容易理解。然而一個有效詢盤回復的秘訣不外乎是正確和充足。

太多的信息大多數時候它只會讓你的客戶感到困惑和煩躁。如果你真的想增加更多信息，請確保你真正了解客戶的要求。仔細想一想，什么是真正對他們有用的，并只附加這些。不要多也不要少!

5. 一些關于詢盤回復的快速提示和建議

詢盤回復郵件應該以表達感謝作為開始。隨后應以客戶的關注點來回答客戶的問題。

你的郵件應該顯示出你真正關心的是滿足客戶的需求。如果你能讓客戶看到你是多么的關心，這可能是你贏得忠實客戶的第一步。

在郵件中附上相關的文件。這將有助于保持郵件的簡潔性。

在需要的時候安排見面或會議，以確保客戶得到最好的東西。

如果你沒有客戶所需要的東西，要讓客戶清楚地知道這一點。如果有替代方案，請告知他/她。

如果客戶對你的答復不滿意，要給客戶留有進一步詢問的空間。

你的結束語應該是溫暖和關懷的。

要常規化，但也不要太過正式，也不要用行話充斥著你的郵件，簡單明了就可以了。

你的語氣應該是專業、積極和樂觀的。消極的語氣會造成不友好的氣氛，可能會讓客戶產生厭惡感。

你的郵件應該簡明扼要，沒有不必要的細節或長篇大論。

原文鏈接: https://hongbanzhuan.com/respond-customer-inquiry/ 轉載請務必加上這個鏈接！