在外貿出口業務中，因為我們生產排序的原因，或者因為船舶托班的原因，或者因為其他各種原因，造成不能按照外銷合同或者信用證規定的交貨期按時交貨的事情時有發生。
這里很多原因是我們出口方的原因，也有是我們無法控制的其他原因，但是不管什么原因都構成了我們沒有按時交貨。
如何巧妙應對因為我們的原因而引起客戶抱怨并威脅取消訂單的情況？如果應對不好，客戶一氣之下完全可能取消訂單，有的甚至起訴你們賠償損失。
這時客戶抱怨是情有可原的，我們必須向客戶解釋清楚，并取得客戶的諒解。那么該如何回復客戶的抱怨呢？
下面貓熊哥向大家推薦一段進口商抱怨出口商交貨推遲的函電：
Dear XXX:
Re: S/C No.678
關于銷售678號售貨確認書
we refer you to the above sales confirmation which stipulates for shipment to be made not later than 31st August. on 26th July we opened L/C No.861. we regret that nothing has been heard from you since.
我們提醒你上面的銷售確認書上規定裝運時間的不晚于8月31日。我們于7月26日開出了861號信用證。但是令我們遺憾的是我們沒有收到你們的任何消息。
when we placed our order with you we stressed that the goods would be required for the winter sales in this country and that they should therefore arrive here early Octomber.
我們和你們訂貨的時候我們強調這些貨物需要在這個國家冬季銷售，貨物因此應該與10月上旬到達這里。
We normally supply a large number of retailer in the south-east of England and they have now been pressing us for supplies for their forthcoming sales,
我們通常給東南英格蘭的大量零售商供貨，并且他們已經催我們給他們供應即將到來的銷售。
As it is, however, we have had to keep them waiting, and we fear that they will soon place ordrs elsewhere if we cannot supply them with the goods in good time .
因為這樣，可是，我們已經讓他們等待了，我們害怕如果我們不收按時提供貨物給他們，他們將馬上到別處去訂貨。
We must therefore point out that unless the consignment we have ordered arrives before 20th Octomber this year. we will have to cancel it.
我們因此指出除非我們的訂單在10月20日前到達，否則我們將取消訂單。
we look forward to hearing soon when the goods are due to arrive here.
我們盼望來自你的貨物到港的消息。
yours faitfully
xxx /Purchase Manager
進口商抱怨出口商交貨推遲的電報：
S/C678 L/C861 OPENED26/7 CLIENTS PRESSING DELIVERY GOODS MUST REACH20/10 IFNOT CANCELS/C
678號售貨確認書 的861號信用證 與7月26日開出，客戶催交貨必須在10月20日到達，否則取消合同。
由于出口商的原因沒有按時交貨，從客戶的催貨函電中看出客戶的理由真實，依據確鑿，并且客戶說如果不按時到貨則取消訂單。
面對這樣的來信，出口商明知是自己理虧。那么，如何說服客戶不取消訂單，接受延時交貨，并展期信用證。這是考驗外貿人員智慧的時候。
如果說是因為原料不夠，或者配套廠家供應延期，等等原因造成生產跟不上而沒按時完成交貨，這樣的借口客戶是不會買賬的。
我們都知道，當我們去市場買東西的時候，大伙都搶著買的東西，排隊等候多久你都感到值得。因為排隊買的肯定又便宜又好。老外也有這種觀念。
那么出口商就可以說：我們訂單太滿，按訂貨先后排隊生產交貨。因為你的訂單下的比較晚，這樣你們的交貨期滯后了，我們對此為你帶來的不便表示非常的抱歉。但是我們已經完成，或者說馬上就完成生產。
接著再和客戶說：下次再下訂單時稍微提前一點，排隊就靠前，交貨就往前。
這樣一來，客戶覺得大家都排隊買出口商的貨，質量一定好，價格一定優惠的，我的貨雖然延遲了但是畢竟已經完成，而且出口商的態度還很好。
于是，客戶就把延遲交貨的怨氣拋到九霄云外了，而且還有一種得到便宜的感覺。
下面就是因為推遲交貨而安撫客戶的個非常好的函電模板：
Dear XXX:
RE: S/C No.678
關于678號售貨確認書
Thank you for your letter of 15th September. concerning the delayed delivery of the goods under the above sales confirmation.
謝謝你9月15日的來信，關于上面所提的銷售確認書中的貨物延遲交貨的事情。
we must apologize most sincerely for this delay, as we have been kept extremely busy over the last few months with a large number of orders from Europe and North America. and all of these have been dealt with in strict rotation.
我們必須為這次延遲交貨表示我們誠摯的道歉。因為我們過去幾個月非常忙于來自歐洲和北美的大量訂單，這些訂單都是嚴格按照訂貨次序執行的。
We greatly regret the delay in the dispatch of your order. However, we are glad to inform you that it to be shipped per M.V Ben Nevis that will sail from here on 27th September and is due to arrive in London on 30 Octomber.
因為延遲發出你訂單的貨物我們非常遺憾，但是，我們高興的通知你，貨物將裝M.V BEN VENIS船，并與9月27人從這兒出發，預計10月30日到達倫敦。
Enclosed is a copy of the ship booking confirmation for your reference. Please extend the covering L/C accordingly so that we can ship your order on time on this vessel.
附件是我們的訂艙確認書供你參考，請以此展期相關的信用證以便我們按時裝運貨物到這條船上。
we hope that the delay in delivery will not affect our future business dealings with you, and promise to effect shipment of your subsequent orders as promptly as possible.
我們希望這次延遲交貨不要影響我們同你們的將來的合作。我們承諾你們以后的交貨盡可能及時。
in this connection,we would like to suggest that you place orders for goods required for seasons sales earlier.this will certainly enable us to ship the goods to you in very good time.
在此方面，我們建議你們為季節銷售的貨物早一點下訂單。這樣當然可以讓我們裝運你的貨物非常及時。
with all good wishes.
yours faifhully
XXX/sales manager
出口商回復進口商解釋延遲交貨的原因和處理方法的電報：
YL15/9 S/C678 SORRY SHIPMENT DELAYED NOW TOBESHIPPED BENNEVIS LEFTHERE 27/9 ARRIVING LONDON 30/10.
你們9月15日來信關于銷售確認書678,抱歉延時交貨，現在即將裝運 BEMMEVOS 9月27日離港，預計到達倫敦10月30日。