單證是整個外貿(mào)工作的核心。新手通過學習單證,可以很清晰地將整個外貿(mào)環(huán)節(jié)串聯(lián)起來。
一、外貿(mào)單證的種類與使用
外貿(mào)實務(wù)中,單證的制作與出具人通常有出口商、出口國的商檢等機構(gòu),貨運公司以及進口商,一般規(guī)定是英文或中英文對照。
外貿(mào)常見的單證有:
1.合同(CONTRACT)
CONTRACT是統(tǒng)稱,買賣雙方均可出具。如系賣方制作,可稱為銷售確認書(SALES?CONFIRMATION),買方出具則可稱為采購確認 (PURCHASED?CONFIRMATION)。除了與國內(nèi)銷售合同相同的要素如買賣雙方名址,簽訂時間、地點、交易貨物品名、付款方式、違約責任以 外,還可以根據(jù)不同產(chǎn)品的特點附加條款。此外,正式的外貿(mào)合同,往往還有更詳細的約定,比如信用證條件下的信用證開證要求,對各種不可抗力的規(guī)定等細則。
對于容易在裝卸和儲運過程中發(fā)生短缺的散貨如礦產(chǎn)、糧農(nóng)副產(chǎn)品等,合同中往往還會附加“溢短裝”條款,即允許在合同總數(shù)量和金額的基礎(chǔ)上,有若干幅度的差異,最后按照實際交貨量來結(jié)算。比如“5%?MORE?OR?LESS?ALLOWED”,即允許多交或少交5%。
理論上,合同應(yīng)該“一式兩份,雙方各執(zhí)一份經(jīng)簽章的正本為憑”,可在外貿(mào)實務(wù)中不大苛求照搬執(zhí)行,一般的傳真件也就行了,作為備忘錄。更多的還是依靠商業(yè) 信用,以及預(yù)付款、信用證等實質(zhì)的把控手段。合同本身反倒顯得不重要了。也正因為如此,一些國家的客戶甚至制作固定合同,并留下“信用證開出后生效”等條 款,進一步淡化合同的約束力,到處散發(fā)作為詢價工具。碰到這樣的合同,不必當真,預(yù)留時間,等到信用證收到再有所行動不遲。
2.發(fā)票(INVOICE)
或稱商業(yè)發(fā)票(Commercial?Invoice)。外貿(mào)的“發(fā)票”概念和國內(nèi)的財務(wù)發(fā)票完全不同。外貿(mào)發(fā)票是出口商自己制作、出具的文件,用于說明 此票貨物的品名、數(shù)量、單價、總值等,以及其他一些說明貨物情況的內(nèi)容。發(fā)票格式不拘,但必須包括上述要素,并全名落款。發(fā)票必須注明一個發(fā)票號碼(自己 擬定),出票時間。可以按照需要一式幾份,由若干正本和副本組成的,應(yīng)注明“ORIGINAL”、“COPY”字樣。發(fā)票的末端通常有E.& O.E.字樣,意為“有錯當查”,即此份發(fā)票如有錯漏允許更改。
發(fā)票的樣本見式樣2。
3.形式發(fā)票(PROFORMA?INVOICE)
樣式近似商業(yè)發(fā)票,幾乎可以直接把商業(yè)發(fā)票過來,標題改為“PROFORMA?INVOICE”即可。形式發(fā)票的用處,一是類似于單方面合同,作為報價和 確定交易的工具。一些國家的客戶喜歡“確認形式發(fā)票”的形式作為合同。因此,除了和商業(yè)發(fā)票相同的內(nèi)容外,還可以根據(jù)需要在空白處以“REMARK”加注 的形式增加條款,比如交貨期等等,以進一步落實交易。此外,對于那些需要進口許可或外匯使用額度的交易,客戶也需要形式發(fā)票來做前期申請。在采用國際快遞 寄送貨物的時候,也需要附上形式發(fā)票,作為快遞公司統(tǒng)一報關(guān)計用。
4.裝箱單(PACKING?LIST)
與外貿(mào)發(fā)票對應(yīng),性質(zhì)一樣,主要用于說明貨物的包裝情況,如品名、數(shù)量、包裝方式、毛重、體積。視產(chǎn)品類別的需要還可以加上其他詳細說明,如凈重等。
樣式與發(fā)票相仿,只是不需要注明貨物價值。通常也需要若干正本和副本。
樣本見式樣3。
5.提單(BILL?OF?LOADING)
提單就是貨物交付貨運公司以后,由貨運公司出具的證明,用以代表物權(quán),以及在目的地提貨。每個船公司都有自己式樣的提單,但內(nèi)容則大同小異。提單是最核心 單證,某種意義上就是貨物的代表,貨款的價值。對于提單,后面我們會專門用一個章節(jié)來了解學習。根據(jù)運輸方式的不同,分為空運提單(AIR?WAY? BILL,簡稱AWB)和海運提單(OCEAN?BILL?OF?LOADING,簡稱B/L)及其他。但實務(wù)中以海運提單最為常見,空運提單次之。
提單由貨運公司根據(jù)發(fā)貨人提供的發(fā)貨人和收貨人名址、目的地、貨物描述等相關(guān)數(shù)據(jù)來填制,經(jīng)發(fā)貨人確認無誤后簽章出具。一般三正三副,任何一份正本均可提 貨。一經(jīng)提貨,其余兩份即告失效。為防止提單在傳遞過程中遺失,如果客戶沒有指明要求的話,可以只給客戶一份或兩份正本。除了提單上的固定欄目外,海運提 單在簽發(fā)的時候還必須加注“上船時間”(ON?BOARD?DATE)字樣,這是計算實際交貨期的標準。海運提單樣本見式樣4。
6.裝船通知(SHIPPING?ADVICE)
船開前或不遲于船開當日,由發(fā)貨人出具給收貨人的裝船情況通知。格式不限,但應(yīng)包括下列內(nèi)容:收貨人(Consignee)、發(fā)貨人 (Consigner)、貨物名(Goods)、提單號(B/L?Number)、集裝箱/鉛封號(Container/Seal?Number)、船名 (Vessel?Name)、航次(Voy)、目的港(Destination?Port)、起航日(ETD,?Estimated)和預(yù)計抵達日 (ETA,?Estimated?Time?of?Arrival)等項目內(nèi)
7.保險單(INSURANCE?POLICY) |
8.商檢證、質(zhì)量證、重量證、衛(wèi)生證等(INSPECTION?CERTIFICATE?OF?QUANTITY,WEIGHT,HEALGH。。。) |
10.受益人聲明(BENEFICIARY?CERTIFICATION)
受益人聲明只出現(xiàn)在信用證下(受益人本身就是信用證操作方式中的術(shù)語,一般指出口商)。如果不是信用證操作的話,一般叫做廠商聲明(SUPPLIER?DECLARATION)或類似表述。
受益人聲明主要用于不便或無法用官方文件證明的,客戶要求做到的事宜,或其他一些類似于保函(保證承擔某些責任或某些可能產(chǎn)生的責任的聲明)的內(nèi)容。
書寫上無規(guī)定格式,只需要列標題為BENEFICIARY?CERTIFICATION,行文上有“WE?HEREBY?CERTIFICATE?THAT…”后面加上客戶所需聲明的內(nèi)容,再落款蓋章即可。
范例如下:
BENEFICIARY?CERTIFICATION
DATE:?08.?OCT.?2005
WE?HEREBY?CERTIFICATE?THAT?COPY?OF?ALL?SHIPPING?DOCUMENTS?HAVE?BEEN?FAXED?DIRECTLY?TO?XXXXX?WITHIN?5?DAYS?AFTER?FROMB/L?DATE.
FUDA?IMP&EXP?CO.,?LTD?
NO.88?XINHUA?RD,?SHANGHAI,?CHINA?200020
11.?船公司/貨運人聲明(FORWARDER?CERTIFICATION)
性質(zhì)和格式類似于受益人聲明的文件,由船公司或貨運公司出具。多用于證明貨運公司在承運操作中符合客戶要求。常見的類型有聲明船齡符合要求(比如15年內(nèi)),聲明不懸掛以色列旗幟(常見于中東客戶要求)等。
12.出口收匯核銷單 |
匯票(Draft)
匯票是由出票人簽發(fā)并由付款人按約定的付款期限(即期或遠期)對指定的受款人我條件支付一定金額的指令。一般出現(xiàn)在信用證操作中,由銀行提供空白票據(jù),出口商填寫,付款人簽字以確認付款。
匯票范例見式樣13。
了解這些單證知識以后,我們對外貿(mào)就有個清晰的流程概念了:
1.外貿(mào)洽談前期,制作形式發(fā)票用于報價、交易參考或客戶申請進口許可等。
2.交易確認以后,制作外貿(mào)合同。
3.準備交貨的時候,制作商業(yè)發(fā)票、裝箱單、核銷單、報關(guān)單,申請商檢放行單等報關(guān)出口。
4.報關(guān)后海關(guān)退返核銷單、報關(guān)單的收匯聯(lián)與核銷聯(lián)等。
5.交貨付運后,得到三證三副提單。
6.制作、申辦、整理客戶所需的全套單據(jù),如發(fā)票、裝箱單、商檢證、產(chǎn)地證、受益人證明等等以收取貨款。
7.憑收匯銀行水單、核銷單、報關(guān)單核銷聯(lián)等辦理核銷與退稅。
無論是否操作信用證,單據(jù)都比較重要。外貿(mào)單證通常是成套的,即根據(jù)客戶的要求,相關(guān)的單證作為一套,用于交付、轉(zhuǎn)賣和貨款收付。單證制作的基本原則,是 “單證一致,單單一致”,即單證制作符合信用證要求(在信用證操作時),同一套的單據(jù)間,在相同欄目的內(nèi)容一致。比如,貨物的數(shù)量,無論在發(fā)票、裝箱單還 是其他單據(jù)的數(shù)量欄中,填寫都應(yīng)一致,包括計量單位;在提單中顯示了嘜頭(貨物外包裝箱上印刷的用于識別的標志符號),發(fā)票中就不能顯示“N/M”(無嘜 頭)。此外,每份單據(jù)都會標明出具日期,而外貿(mào)操作中對各種單據(jù)的日期有相應(yīng)的規(guī)定,要求簽發(fā)日期應(yīng)符合邏輯性和國際慣例。一般地,作為收款用的全套單 據(jù),日期以提單上的ON?BOARD?DATE為基準,來確定各單據(jù)的日期:
發(fā)票(INVOICE)日期一般早于所有單證;
裝箱單(PACKING?LIST)一般與發(fā)票同日,必須在提單日之前;
提單日(ON?BOARD?DATE)不能超過L/C規(guī)定的裝運期;
保單(INSURANCE?POLICY)的簽發(fā)日應(yīng)早于或等于提單日期,不能早于發(fā)票;
產(chǎn)地證(C/O、FORMA)不早于發(fā)票日期,不遲于提單日;
商檢證(INSPECTION?CERTIFICATION)日期不晚于提單日期,但也不能過早于提單日;
受益人證明(BENEFICIARY?CERTIFICATION?等于或晚于提單日;
船公司證明(FORWARDER?CERTIFICATION):等于或早于提單日;
匯票(DRAFT)日期應(yīng)晚于提單、發(fā)票等其他單據(jù),但不能晚于L/C的效期。
單據(jù)制作應(yīng)從一開始就養(yǎng)成良好習慣。按照老外貿(mào)業(yè)務(wù)員的做法,交易確定以后,及時為交易歸檔,預(yù)先按照單據(jù)欄目整理出填制內(nèi)容,如客戶名址、貨物品名描述 等。具體制單的時候,直接調(diào)用即可,避免了臨時打字的拼寫錯誤可能。根據(jù)這個原理,市面上也出現(xiàn)了各種外貿(mào)制單軟件,可預(yù)先輸入資料,按照單證類別自動生 成。
除了制單人為錯誤外,因為外貿(mào)過程中環(huán)節(jié)甚多,不同部門的操作中難免會有疏漏誤差,或因情況改變而導(dǎo)致的錯誤。比如,原定出貨100箱,也按照這個數(shù)量制 作了商檢和報關(guān),可實際裝運的時候發(fā)現(xiàn)倉庫記錄錯誤,實際發(fā)貨量只有98箱,或者是在裝卸過程中損壞了2箱等。對于這樣的情形,可以視情況靈活處理。信用 證項下操作的,完全依靠信用證制單;非信用證的,根據(jù)單證交付的對象不同見機行事。因此可分為“將錯就錯”和“分套處理”兩類方式。
所謂將錯就錯,就是雖然與實際不符,仍按照事先約定的條件制單,因此贊成的影響另外與客戶協(xié)商解決。比如,在貨物短少的情況下,仍按照全數(shù)繕制單證。這多 見于信用證項單證錯誤的處理,我們在后面的信用證一章中將專題講解。所謂分套處理,就是根據(jù)單證交付對象的不同,分別制作內(nèi)容不同的單證。比如在報關(guān)數(shù)量 和金額與實際有誤差的情形下,給海關(guān)的單證按照原報關(guān)資料,給客戶的單證則按照實際的數(shù)量和金額繕制。如果提單上的數(shù)量與報關(guān)數(shù)量一致,則可略微調(diào)整單 價,在總數(shù)量不變的情況下減少總金額,使之符合實際收取的貨款。此外,因為報關(guān)等數(shù)據(jù)失誤,導(dǎo)致實際收匯和報關(guān)金額不一致,會影響核銷。一般的做法,在數(shù) 額差別不大,比如2000美金以內(nèi),仍可以核銷。亦可截長補智囊,把多收的錢彌補其他少收的錢,把帳目做平。最后,還有一個可能會犯的低級錯誤,單證遺 失。
二、單證遺失事故的處理 |
1.報關(guān)單據(jù)的遺失 |
1.??原產(chǎn)地證的遺失或修改
如果因?qū)嶋H交貨與申報的不符,或有其他錯漏,需要修改補充原產(chǎn)地證內(nèi)容,必須申明更改理由并提供依據(jù),經(jīng)簽證機構(gòu)審查符合要求后,重新辦理申請手續(xù),收回 原發(fā)原產(chǎn)地證,換發(fā)新證。如已簽發(fā)的原產(chǎn)地證遺失或損毀,從簽發(fā)之日起半處內(nèi),申請單位必須向簽證機構(gòu)申明理由并提供依據(jù),經(jīng)簽證機構(gòu)審查同意后重新辦理 申請手續(xù)。簽證機構(gòu)在新簽證書上注明“XX年XX月XX日原發(fā)XX號原產(chǎn)地證作廢”。這里說的簽證機構(gòu),可以是進出口商品檢驗檢疫局,也可以是各地的貿(mào)易 促進會。單證繕制正確完整,就為收取貨款奠定了基礎(chǔ)。然而,如何在交付貨物單證后順利收回貨款,仍是我們特別需要重視的。貨款不能及時、安全收回,所有業(yè) 務(wù)都是一場空。前面我們曾說過,為保障出口商收回貨款,理論上通行的做法是信用證。實際上除了信用證外,還有幾種結(jié)算方式。不過信用證始終算最安全、最有 保障的----當然,也是手續(xù)費最的。所以,下一章我們將以信用證為主,其他方式為輔,專門學習國際貿(mào)易貨款結(jié)算。