在外貿(mào)函電使用縮略語的情況十分普遍，縮略語可以說是外貿(mào)函電的一個主要特征了。那么我們經(jīng)常提到的縮略語到底是什么呢?其實，縮略語是詞的一種簡化形式，即對原有的詞進行進一步的濃縮，以便把信息壓縮到接觸的一瞬間就能理解的程度。在起草外貿(mào)函電中，縮略語的使用十分普遍，有時在一份電傳的外貿(mào)函電中，縮略語的使用數(shù)量甚至占總字數(shù)的一半以上。縮略語在當前使用中仍然存在著一定的問題，但是這也并未降低如縮略語在外貿(mào)函電中的出現(xiàn)頻率，這是為什么呢?究其原因，無外乎節(jié)約時間和金錢這兩點關乎效率和效益的因素。在外貿(mào)函電中通過使用縮略語，不僅可以節(jié)約書寫或打印的時間和空間，還可以電報、電傳等電文發(fā)送的費用，從而有效節(jié)約雙方的貿(mào)易合作成本。
而外貿(mào)縮略語的形成并不是空穴來風的，它有著獨屬于自己的構詞原則。一般情況下，外貿(mào)縮略語的構成特征多種多樣，我們就列舉其中常用的集中縮略語構詞方法。第一種方法就是“縮略元音，保留輔音”，舉幾個具體的例子的話，如bl就是“bolt”的縮略語，pcs就是“pieces”的縮略語。第二種方法就是“保留第一個音節(jié)以及第二個音節(jié)的首輔音，如cap就是“capacity”的縮略語，vol就是“volume”的縮略語。第三種方法就是“保留頭兩個音節(jié)以及第三個音節(jié)的首輔音”，如envir就是“environment”的縮略語，immed就是“immediately”的縮略語。第四種方法就是“保留首尾兩個字母”，如yd就是“yard”的縮略語，cr就是“creditor”的縮略語。第五種方法就是“保留首字母及其他關鍵輔音”，如ATTN就是“attention”的縮略語，而QLTY就是“quality”的縮略語。第六種就是替代法，即ed用D替代，ing用G替代，ment用MT替代等等，如RCVD就是“recieved”的縮略語，SHPG就是“shipping”的縮略語等。……
縮略語以其自身特有的特點在外貿(mào)函電中使用中十分廣泛，并為貿(mào)易溝通往來時效性的提升起到了不小的推動作用。盡管如此，外貿(mào)函電中縮略語的使用也存在諸多問題，這些問題如果不稍加重視，會對雙方貿(mào)易合作的實施產(chǎn)生一定的阻礙性影響。總歸來講，外貿(mào)函電中縮略語使用上主要存在以下幾點問題：
首先，就是不加注進行說明。雖然外貿(mào)函電中縮略語的使用在很大程度上節(jié)約了貿(mào)易合作對方的閱讀時間，但是這是建議在對方可以有效看懂函電中使用的縮略語的前提下。一些公司在起草外貿(mào)函電中，受到主觀意識的影響，他們會在使用一些廠家、設備甚至技術編號的縮略語，這會在很大程度上引起對方在閱讀上的誤解，進而任意揣測其意思，進而影響了整篇外貿(mào)函電主體意思的有效傳達。
其次，就是在外貿(mào)函電中對縮略語進行隨意杜撰和編造。雖然外貿(mào)函電縮略語具有一定的構詞原則，但是從當前外貿(mào)函電中縮略語的使用整體情況來看，這些縮略語的在數(shù)量上還是十分穩(wěn)定的，并具有較高的專業(yè)性，因此，使用頻率高、數(shù)量眾多，但并不意味著這些外貿(mào)函電縮略語可以隨意編造。如果對外貿(mào)函電中的縮略語進行胡編亂造的話，影響了外貿(mào)函電的整體規(guī)范性不說，而耽誤了雙方有效貿(mào)易合作的進行就更得不償失了。下面我們一篇存在問題的外貿(mào)函電縮略語只言片語為例，指出其中至少存在的三處問題，以示參考：
YR CABLE 5TH WE OFFER FM SUBJ TO U ACCEPT RCHN HERE BEFORE 12TH 10MTS CEMENT CIF NINGBO SHIPMT BY CONFD IRREVOCABLE L/C
在該例中，第一處問題：YOUR的縮略形式包括“YR”和“U”這兩種形式，而該例中這兩種形式竟然同時出現(xiàn)了，這是不對的，同時作為YOUR的縮略形式，兩者應統(tǒng)一為一種形式來使用。第二處問題：該例中將firm縮略為“FM”存在有很大的歧義，容易與form或from等詞匯混淆，而且，通常情況下，F(xiàn)M一般用作是FROM的縮略形式。第三處問題：隨意編造縮略語，而RCHN則明顯是編造出來的一個縮略語，我們根據(jù)語境可以推斷出，這個RCHN應該是REACHING的縮略，但是reaching這個詞在外貿(mào)函電中一般不用縮略形式，即使用縮略形式的話，ing應用G替換，那也應該縮略成“RCHG”的形式才合適。
外貿(mào)函電縮略語具有一定的特殊性和常用性，因此，作為一個成功的外貿(mào)人，掌握并熟練應用好外貿(mào)函電縮略語十分重要。